Resort wskazuje, że funkcjonujący mechanizm elektronicznego przekazywania zawiadomień o dokonanych wpisach ma charakter wyłącznie informacyjny. Umożliwia on przesyłanie danych pomiędzy systemami – z systemu ksiąg wieczystych do ewidencji gruntów i budynków – jednak nie stanowi podstawy prawnej do dokonywania wpisów. Tym samym nie wpływa na obowiązujący model postępowania wieczystoksięgowego, który nadal opiera się na dokumentach w postaci papierowej.
Ministerstwo wyraźnie rozróżnia dwa mechanizmy: przekazywanie informacji o wpisach oraz przekazywanie dokumentów, które mogłyby stanowić podstawę wpisu. W tym drugim przypadku konieczne byłyby nie tylko zmiany techniczne, ale przede wszystkim jednoznaczne podstawy ustawowe oraz dostosowanie organizacji pracy sądów i infrastruktury systemowej.
W ocenie resortu obowiązujące regulacje – w tym przepisy dotyczące ZSIN oraz akty o charakterze wewnętrznym – nie dają wystarczających podstaw prawnych do uznania dokumentów elektronicznych za samodzielną podstawę wpisu do księgi wieczystej. Podkreślono również, że kwestie podstaw wpisu zostały jednoznacznie uregulowane w przepisach rangi ustawowej i nie mogą być modyfikowane na poziomie rozporządzeń czy instrukcji.
Jednocześnie Ministerstwo Sprawiedliwości dostrzega potrzebę dalszej informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego. W tym kontekście prowadzone są prace legislacyjne zmierzające do stworzenia podstaw prawnych dla funkcjonowania dokumentów elektronicznych jako podstawy wpisu. Zakłada się również rozwój tzw. hybrydowych akt ksiąg wieczystych, które umożliwią gromadzenie, przechowywanie i wykorzystywanie dokumentów elektronicznych dołączonych do akt księgi wieczystej.
Zgodnie z przedstawionym harmonogramem zmiany mają być wdrażane etapowo. Do końca października 2027 r. planowane jest umożliwienie przyjmowania dokumentów elektronicznych z ewidencji gruntów i budynków za pośrednictwem ZSIN. Kolejny etap, przewidziany na początek 2028 r., obejmie możliwość składania za pośrednictwem PRS wniosków elektronicznych wraz z dokumentami przez obywateli i instytucje. Natomiast do lipca 2029 r. ma powstać nowy system obsługujący postępowanie wieczystoksięgowe w formie elektronicznej.
Resort zapowiada, że projekt zmian legislacyjnych w najbliższym czasie ma trafić do wykazu prac Rady Ministrów oraz zostać skierowany do uzgodnień międzyresortowych.
Pełna treść pisma dostępna jest poniżej.
AKTUALIZACJA z 17 kwietnia 2026 r.
W nawiązaniu do wyjaśnień, które Ministerstwo Sprawiedliwości udzieliło Związkowi Powiatów Polskich, redakcja Geoforum.pl wystosowała do MS kilka pytań dotyczących § 259 zarządzenia ministra sprawiedliwościz 19 czerwca 2019 r. ws. organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, który, zdaniem resortu, „nie może stanowić podstawy prawnej do dokonywania wpisów w księdze wieczystej”.
Paragraf ten ma następującą treść:
„Dokumenty elektroniczne przekazywane w ramach infrastruktury zintegrowanego systemu informacji o nieruchomościach, bądź za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, podlegają niezwłocznemu wydrukowaniu i dołączeniu w porządku chronologicznym do akt właściwej księgi wieczystej, z wyjątkiem informacji zwrotnej o doręczeniu zawiadomienia do adresata zawiadomienia, o której mowa w § 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 17 stycznia 2013 r. w sprawie zintegrowanego systemu informacji o nieruchomościach (Dz. U. poz. 249)”.
Jak tylko otrzymamy odpowiedź z MS, poinformujemy o tym naszych czytelników.
Źródło: Dziennik Warto Wiedzieć, ZPP, DC
