W nawiązaniu do korespondencji prowadzonej z jednostkami samorządu terytorialnego poruszono kwestie związane z platformą teleinformatyczną ePUAP. Platforma ta zapewni dostęp do Systemu Rejestru Urbanistycznego przy użyciu aktywnego konta urzędu. Co ważne, Rejestr Urbanistyczny nie wykorzystuje ePUAPu do wysyłki korespondencji – ePUAP traktowany jest jedynie jako źródło informacji o podmiotach realizujących zadania publiczne, ich numerze REGON i powiązanych z nim profilami zaufanymi osób fizycznych.
Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wójt, burmistrz lub prezydent miasta wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Platforma ePUAP jest systemem uniwersalnym, który umożliwia definiowanie kolejnych usług usprawniających obsługę obywateli i przedsiębiorstw. Te czynności wykonuje urząd gminy jako aparat pomocniczy wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.
Za prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie decyzji odpowiada organ wykonawczy (wójt, burmistrz lub prezydent miasta), działający przy pomocy urzędu. Stąd też konto w platformie ePUAP powinno być przypisane do jednostki, która faktycznie realizuje te czynności i ponosi odpowiedzialność operacyjną.
Warunkami koniecznymi do korzystania z Rejestru Urbanistycznego w przypadku jednostek samorządu terytorialnego są:
• konto podmiotu publicznego (urzędu gminy) z poprawnym numerem REGON w ePUAP;
• posiadanie aktywnego profilu zaufanego przez każdego użytkownika;
• powiązanie podmiotu publicznego z profilem zaufanym użytkownika (administrator lokalny podmiotu zaprasza osobę fizyczną do podmiotu).
W odniesieniu do pytań związanych z dostępem pracowników urzędu do ogólnej skrzynki ePUAP kwestia ta pozostaje w decyzji urzędu gminy. Ministerstwo podkreśla, że pracownicy urzędu gminy obsługujący Rejestr Urbanistyczny nie będą zobowiązani do posiadania elektronicznego podpisu. Natomiast jeśli wystąpi sytuacja usunięcia konta ePUAP urzędu takie konto należy ponownie założyć jako konto podmiotu publicznego, tj. urzędu gminy.
